Columbine Label, ein in Centennial, Colorado, ansässiger Etikettenverarbeiter, hat vor kurzem die Workflow-Produktionssoftware CLOUDFLOW von Hybrid Software installiert, um seine Druckvorstufenfähigkeiten zu verbessern und bestehende Engpässe zu beseitigen, die durch einen übermäßigen Proofing-Prozess verursacht wurden.

Columbine Label nutzte bisher ein Produkt, das nur auf die Automatisierung von etwa einem Prozent der Geschäftsvorgänge des Unternehmens abgestimmt war, und sah sich mit Problemen im Proofing-Prozess konfrontiert, die zu Backups führten und zahlreiche Probleme in allen Abteilungen verursachten.

“Das Automatisierungssystem, das wir vorher hatten, war im Grunde ein glorifiziertes Dateiverwaltungssystem, das die Datei einfach automatisch dort speicherte, wo sie hingehörte, und das war’s dann auch schon,“, so Erin Parker, Kundenbetreuerin bei Columbine Label. “Ein Kunde müsste uns immer noch eine E-Mail mit mehreren Anhängen schicken, wir müssten dann all dies zusammen mit allen Anweisungen an unser Grafikteam weiterleiten, und dann müssten wir warten, bis all diese Aufgaben der Druckvorstufe erledigt sind, nur um dann festzustellen, dass die Grafik gar nicht verwendbar ist.“
Nach Angaben von Columbine konnte sich die Korrektur eines einzelnen Kunstwerks, das ein Kunde schickte, manchmal über eine Woche hinziehen. Das lag an Fehlern, die manchmal erst bemerkt wurden, wenn das Kunstwerk in die Produktion ging, was dazu führte, dass der Proof an den Kunden zurückgeschickt werden musste, wodurch der gesamte Prozess von vorne begann. Wenn man dies auf den gesamten Kundenstamm überträgt, wird es unmöglich, dies aufrechtzuerhalten.

Umstellung auf hybride Software.

Die Software wurde in das Backend des Unternehmens implementiert, das dann mit der Frontend-Software Label Traxx verbunden wurde, so dass der Kunde sofort nach dem Hochladen auf den Proof zugreifen kann und alle Mitarbeiter in allen Abteilungen Zugriff auf die Datei haben. Die Software ist auch in der Lage, alle grundlegenden Fehler wie Formatierung und falschen Dateityp automatisch zu erkennen. Die Grafik wird dann mit der Software PACKZ von Hybrid bearbeitet.

Nach Angaben von Columbine können die Mitarbeiter in der Produktion, in der Kunstabteilung, im Kundendienst oder im Vertrieb durch den Einsatz dieser Produkte Fehler fast sofort erkennen und die zuständigen Teammitglieder viel schneller benachrichtigen, so dass eine schnellere Bearbeitung möglich ist.

“Ein Proof, der sonst zwei bis drei Tage gedauert hätte, kann jetzt in weniger als 24 Stunden erstellt werden“, sagt Brett Borzsei, Produktionsleiter bei Columbine Label. “Diese Software hat die Produktion so weit beschleunigt, dass wir in der Lage sind, die Produktion zu steigern und mehr Arbeit zu übernehmen.

Die Zugänglichkeit des Dateimanagers hat nach Angaben des Unternehmens auch dazu geführt, dass alle Mitarbeiter mehr Zeit zur Verfügung haben, denn wenn eine andere Abteilung auf ein Problem stößt, muss niemand mehr von der Arbeit abgezogen werden, sondern kann sich einfach in das System einloggen und den Fehler direkt von seinem eigenen Computer aus ansehen und darauf reagieren. Die Software archiviert auch automatisch jede Bearbeitung, so dass weniger Raum für Fehler bleibt, denn“wennman die falsche Datei zieht und die falsche Datei bearbeitet, dann wird in der Produktion die falsche Datei geprooft“, sagt Borzsei. Dadurch wird auch die Verantwortlichkeit gewahrt und sichergestellt, dass kein Kunstwerk verloren geht, da die Software automatisch alle bearbeiteten Dateien datiert und sichert.

Einbauverfahren

Und was die Schulung der Mitarbeiter und der Kunden in diesem neuen System betrifft, so war dies laut Columbine ebenfalls relativ einfach, da der Zugriff auf die Software, das Hochladen von Dateien und die Navigation nicht komplizierter sind als beim Dateimanager Google Docs. Aber bis zu diesem Punkt ist es nicht in ein paar Tagen gegangen.

Während der Zusammenarbeit mit Hybrid stieß Columbine auf einige Hindernisse, so dass die Implementierung etwas mehr als ein Jahr dauerte. Das Unternehmen sagt jedoch, dass die meisten Probleme selbst verschuldet waren, da sie nicht ganz verstanden, was sie von dem Produkt erwarteten, und anfangs nicht aus jeder Abteilung einen Mitarbeiter an Bord hatten, was nach Ansicht des Unternehmens bei der Implementierung eines solchen Produkts entscheidend ist.

“Es gab einen Punkt, an dem wir dachten, alles sei in Ordnung, bis wir feststellten, dass der Engpass einfach auf den Verkauf aufgeschoben wurde“, so Phil Griffith, Prepress bei Columbine Label. “Wir haben monatelang mit Hybrid zusammengearbeitet, um einige Dinge zu klären. Wir kannten nicht alle Mikroaufgaben, die die Software erledigen konnte, also mussten wir jedes Problem erklären, auf das wir stießen, und sie fanden eine Lösung für uns. “

Für die Zukunft plant das Unternehmen, seine Prozesse weiter zu automatisieren, aber was genau, steht noch nicht fest.

Besuchen Sie die Website des Columbine Labels hier.

Mit freundlicher Genehmigung von Labels & Labeling