Columbine Label, un convertidor de etiquetas personalizadas con sede en Centennial, Colorado, ha instalado recientemente el software de producción de flujos de trabajo de Hybrid Software, CLOUDFLOW, para mejorar sus capacidades de preimpresión y eliminar los cuellos de botella preexistentes causados por un proceso de pruebas sobrecargado.

Anteriormente, Columbine Label utilizaba un producto que estaba ajustado para automatizar sólo aproximadamente el uno por ciento de la actividad de la empresa y se enfrentaba a dificultades en su proceso de pruebas, lo que provocaba copias de seguridad y causaba numerosos problemas en todos sus departamentos.

“El sistema de automatización que teníamos antes era básicamente un sistema de gestión de archivos glorificado, que almacenaba automáticamente el archivo donde tenía que ir y eso era prácticamente todo,“, afirma Erin Parker, responsable de atención al cliente de Columbine Label. “Un cliente tendría que enviarnos un correo electrónico con varios archivos adjuntos, nosotros tendríamos que enviar todo esto a nuestro equipo de diseño junto con las instrucciones, y luego esperar a que todas esas tareas de preimpresión se completaran para descubrir que el diseño ni siquiera se puede utilizar.“
Según Columbine, las pruebas de una sola obra enviada por un cliente podían durar a veces más de una semana. Esto se debía a errores que a veces no se detectaban hasta que la obra llegaba a producción, lo que obligaba a devolver la prueba al cliente, reiniciando todo el proceso. Si esto se extrapola a toda la base de clientes, resulta imposible de mantener.

Cambio a software híbrido.

Tras un año de colaboración con Hybrid, el software se implantó en el backend de la empresa y se conectó con el software Label Traxx, que da acceso a las pruebas en cuanto el cliente las carga y permite a todos los departamentos acceder al archivo. El software también es capaz de detectar automáticamente cualquier error de base, como el formato o el tipo de archivo incorrecto. A continuación, el arte se edita con el software de Hybrid, PACKZ.

Según Columbine, el uso de estos productos ha permitido a los empleados de producción, arte, atención al cliente o ventas detectar cualquier error casi de inmediato y alertar al miembro del equipo necesario de una manera mucho más oportuna, lo que permite una respuesta más rápida.

“Una prueba que habría llevado entre dos y tres días puede hacerse en menos de 24 horas“, afirma Brett Borzsei, director de producción de Columbine Label. “Este software ha acelerado la producción hasta el punto de que podemos aumentar la producción y asumir más trabajo“.

La accesibilidad del gestor de archivos también ha conseguido liberar tiempo de todos sus empleados, según la empresa, porque ahora cuando otro departamento se encuentra con un problema, nadie tiene que ausentarse del trabajo, basta con conectarse al sistema y ver directamente el error desde su propio ordenador y responder. Además, el software archiva automáticamente todas las ediciones, lo que reduce el margen de error, ya que si“se saca el archivo equivocado y se edita el archivo equivocado, la producción prueba el archivo equivocado“, explica Borzsei. De este modo, también se mantiene la responsabilidad y se garantiza que nunca se pierda ninguna obra de arte, ya que el software automáticamente fecha y hace copias de seguridad de todos y cada uno de los archivos editados.

Proceso de instalación

Y en cuanto a la formación de los trabajadores y los clientes en este nuevo sistema, Columbine afirma que también ha sido relativamente sencillo y añade que acceder al software, cargar archivos y navegar no es más complicado que el gestor de archivos de Google Docs. Pero llegar a este punto no ha sido cosa de unos pocos días.

Al trabajar con Hybrid, Columbine se encontró con algunos obstáculos que hicieron que la implantación tardara algo más de un año. Sin embargo, la empresa afirma que la mayoría de los problemas fueron autoinducidos, ya que no entendían del todo lo que necesitaban del producto y no contaban inicialmente con un miembro del personal de cada departamento, lo que, según la empresa, es crucial a la hora de implantar un producto como este.

“Hubo un momento en que pensamos que todo iba bien, hasta que nos dimos cuenta de que el cuello de botella se acumulaba a las ventas“, explica Phil Griffith, de preimpresión en Columbine Label. “Trabajamos con Hybrid durante meses tratando de limar asperezas. No conocíamos todas las microtareas que podía hacer el software, así que teníamos que explicarles todos los problemas con los que nos encontrábamos y ellos nos buscaban una solución. “

En cuanto al futuro, la empresa planea añadir más automatización a sus procesos, pero aún está por determinar qué añadirá.

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Cortesía de Labels & Labeling