Columbine Label, un transformateur d’étiquettes personnalisées basé à Centennial, Colorado, a récemment installé CLOUDFLOW, le logiciel de flux de production d’Hybrid Software, pour améliorer ses capacités de prépresse et éliminer les goulets d’étranglement préexistants causés par un processus d’épreuvage trop étendu.

Columbine Label, qui utilisait auparavant un produit conçu pour automatiser seulement un pour cent de ses activités, était confrontée à des difficultés dans son processus d’épreuvage, ce qui entraînait des sauvegardes et causait de nombreux problèmes dans tous ses services.

“Le système d’automatisation que nous avions auparavant était essentiellement un système de gestion de fichiers glorifié, il se contentait de stocker automatiquement le fichier là où il devait aller et c’était à peu près tout,Erin Parker, responsable de l’assistance à la clientèle chez Columbine Label, a déclaré : ” Nous sommes très heureux d’être en mesure d’offrir un service de qualité à nos clients. “Un client devrait encore nous envoyer un courriel avec de nombreuses pièces jointes, nous devrions alors transmettre tout cela à notre équipe artistique avec toutes les instructions, puis nous devrions attendre que toutes ces tâches de prépresse soient effectuées pour découvrir que l’œuvre n’est même pas utilisable.“
Selon Columbine, pour chaque œuvre d’art envoyée par un client, l’épreuvage pouvait parfois durer plus d’une semaine. Cela était dû à des erreurs qui n’étaient pas toujours détectées avant que l’œuvre ne soit envoyée à la production, ce qui obligeait à renvoyer l’épreuve au client, ce qui revenait à recommencer tout le processus. Si l’on extrapole cette situation à l’ensemble de la clientèle, il devient impossible de la maintenir.

Passer à des logiciels hybrides.

Travaillant avec Hybrid depuis environ un an, le logiciel a été implémenté dans le système dorsal de l’entreprise, qui a ensuite été interfacé avec son logiciel frontal Label Traxx, donnant accès à l’épreuve dès que le client l’a téléchargée et permettant à toute personne, quel que soit le service, d’accéder au fichier. Le logiciel est également capable de détecter automatiquement toute erreur de base telle que le formatage ou le type de fichier incorrect. L’art est ensuite édité à l’aide du logiciel d’Hybrid, PACKZ.

Selon Columbine, l’utilisation de ces produits a permis aux employés de la production, de l’art, du service clientèle ou des ventes de repérer les erreurs presque immédiatement et d’alerter le membre de l’équipe concerné dans un délai beaucoup plus court, ce qui a permis d’accélérer les délais d’exécution.

“Une épreuve qui aurait pris deux ou trois jours peut être réalisée en moins de 24 heures“, explique Brett Borzsei, responsable de la production chez Columbine Label. “Ce logiciel a vraiment accéléré la production au point que nous sommes en mesure d’augmenter la production et d’accepter plus de travail.

L’accessibilité du gestionnaire de fichiers a également permis à tous les employés de l’entreprise de gagner du temps, car désormais, lorsqu’un autre service rencontre un problème, personne n’a besoin de s’éloigner de son travail, il lui suffit de se connecter au système, de consulter l’erreur directement depuis son propre ordinateur et d’y répondre. Le logiciel archive également automatiquement chaque modification, ce qui laisse moins de place à l’erreur, car si“vous tirez le mauvais fichier et modifiez le mauvais fichier, la production révise alors le mauvais fichier“, explique M. Borzsei. Cela permet également de maintenir la responsabilité et de s’assurer qu’aucune œuvre d’art n’est jamais perdue, car le logiciel date et sauvegarde automatiquement tous les fichiers édités.

Processus d’installation

En ce qui concerne la formation des travailleurs et des clients à ce nouveau système, Columbine affirme que cela a également été relativement simple, ajoutant que l’accès au logiciel, le téléchargement de fichiers et la navigation ne sont pas plus compliqués que le gestionnaire de fichiers Google Docs. Mais il n’a pas suffi de quelques jours pour en arriver là.

En travaillant avec Hybrid, Columbine a rencontré quelques obstacles qui ont fait que la mise en œuvre a pris un peu plus d’un an. L’entreprise affirme toutefois que la plupart des problèmes étaient dus à elle-même, car elle ne comprenait pas parfaitement ce qu’elle attendait du produit et n’avait pas au départ un membre du personnel de chaque département à bord, ce qui, selon l’entreprise, est crucial lors de la mise en œuvre d’un produit de ce type.

“Il y a eu un moment où nous pensions que tout allait bien, jusqu’à ce que nous réalisions que le goulot d’étranglement s’ajoutait aux ventes“, explique Phil Griffith, prépresse chez Columbine Label. “Nous avons travaillé avec Hybrid pendant des mois pour essayer de résoudre certains problèmes. Nous ne connaissions pas toutes les micro-tâches que le logiciel pouvait effectuer, nous devions donc expliquer chaque problème que nous rencontrions, et ils trouvaient une solution pour nous. “

Pour ce qui est de l’avenir, l’entreprise prévoit d’automatiser davantage ses processus, mais ce qu’elle ajoutera n’a pas encore été déterminé.

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Avec l’aimable autorisation de Labels & Labeling